L’intégration en tant que nouveau collaborateur dans une entreprise est une étape importante. En effet, c’est une période où tu découvres et tu assimiles beaucoup de nouvelles choses : poste, missions, méthodes de travail, équipe, etc.
Une étude d’OpinionWay indique qu’un salarié sur trois a déjà quitté une entreprise à cause d’une intégration ratée. Ce chiffre souligne donc la nécessité de bien soigner l’arrivée d’un nouveau collaborateur pour assurer une intégration réussie.
Chez Digitaleo, des nouveaux collaborateurs sont recrutés régulièrement et suivent un parcours d’onboarding bien rodé sur plusieurs semaines. Pauline et Noémie, de l’équipe RH, te partagent dans cet article ce qui est organisé et préparé pour t’accompagner en tant que nouveau collaborateur dans ton nouvel environnement et ainsi faciliter ton intégration et ton adaptation.
Avant même de démarrer ton contrat chez Digitaleo, un lien se crée avec toi. C’est ce qu’on appelle le pré-onboarding, c’est-à-dire la période entre la confirmation de ton embauche et ton arrivée en entreprise. Les objectifs sont multiples : te projeter dans ta future expérience professionnelle, te donner toutes les clés avant ta prise de poste, et ainsi commencer à nourrir un certain sentiment d’appartenance.
Dès que ton recrutement est validé, les équipes sont informées de l’arrivée d’un nouveau collègue via notre outil de communication interne (coucou Slack).
Avant même de démarrer, tu reçois un formulaire en ligne qui te permet de signer électroniquement ton contrat de travail et de déposer rapidement tous les éléments et documents nécessaires à la constitution de ton dossier du personnel (coucou Lucca). C’est notamment l’occasion de récupérer une photo de toi, qui est ensuite partagée sur Slack, permettant ainsi aux collaborateurs de mettre un visage sur leur nouveau (futur) collègue.
Les démarches pour s'inscrire à la mutuelle et à la prévoyance en ligne (coucou Innovie) peuvent aussi être effectuées en amont.
L’utilisation d’outils simples permet de débuter l’onboarding de manière efficace et fluide pour tous.
Quelques semaines avant le Jour J, un email t’est envoyé pour te transmettre toutes les informations nécessaires dont tu aurais besoin pour ton premier jour (horaires, moyens de transport, organisation de la pause déjeuner, matériel mis à disposition). Ce message est également l’occasion de te partager différents contenus à consulter afin que tu en saches davantage sur les équipes et l’entreprise (playlists Youtube, podcasts, etc.), et de savoir comment tu te sens à quelques jours de ton arrivée.
Exemple d'un email FAQ de pré-boarding chez Digitaleo
Avant ton arrivée, tu reçois notre Culture Code en version digitale, un livret remis à chaque (nouveau) collaborateur pour savoir d’où l’on vient et où l’on va 🎯
Une fois arrivé, tu peux débuter ton parcours d’intégration ! L’objectif pour toi ? Te familiariser avec tous les services, les produits, les lieux. Au programme de celui-ci :
Sur ton bureau, un tote-bag t’attend. Tu trouves dans celui-ci tout le matériel de base (PC, carnet, stylo, adaptateur charge multi-câbles, etc.), tes premiers codes de connexion, ton culture code, et quelques gourmandises.
Welcome pack Digitaleo
Plusieurs moments conviviaux entre collaborateurs sont mis en place dans le cadre de ton arrivée. Ainsi, un petit-déjeuner d’accueil réunit l’ensemble des équipes pour te présenter tout en profitant de quelques petites douceurs. Un déjeuner d’équipe est également organisé pour commencer à en apprendre davantage sur tes collègues les plus proches.
Chaque nouvel arrivant se voit attribuer un parrain ou une marraine. Le but de ce binôme ? Trouver tes marques, avoir un point de repère qui s’assure que tout va bien et qui répond à tes questions, découvrir un autre service et créer du lien avec un membre d’une autre team. Les binômes se retrouvent en général autour d’un déjeuner lors des premières semaines, un bon moyen de t’accueillir et de faire connaissance avec toi et les nouvelles recrues de manière chaleureuse.
Déjeuner parrain/marraine
"Aujourd'hui mon parrain, c'est mon repère du service client mais aussi la personne qui me donne les bons plans du quartier." - Camille, Sales Development Representative, devenue Chargée de Partenariats.
Chaque nouvel arrivant suit un parcours d’intégration composé d’un tronc commun et d’un onboarding métier spécifique.
Quel que soit ton métier ou ton site de rattachement, tu bénéficies d’un tronc commun pour t’approprier l’offre, la culture et les modes de fonctionnement dès ton arrivée. Ce tronc commun, dont une partie se déroule au siège à Rennes, s’articule autour de plusieurs temps clés :
Dans le cadre de ton accueil, ton manager prépare un parcours d’intégration propre au service que tu intègres afin de te donner les clés du métier, en complément du tronc commun suivi en parallèle. Ce parcours se compose notamment de formations au produit, aux outils internes ou encore aux méthodes de travail (agilité, techniques commerciales, etc.). L’objectif est de permettre une prise en main progressive du scope de ton poste. Étalé sur plusieurs semaines, cet onboarding métier est également un moyen de te donner de la visibilité sur ce qui est attendu de toi aux différentes étapes de ton intégration.
A l'occasion de nouvelles arrivées, Anaïs, notre Office Manager, organise un déjeuner entre les nouveaux collaborateurs, Jocelyn, notre Président fondateur, et Jean-Baptiste, notre Directeur général. Ces derniers y tiennent tout particulièrement afin de faire connaissance avec l'ensemble des salariés, de partager l'histoire et la vision de l'entreprise. C’est un moment clé du parcours d’intégration qui est très apprécié par les collaborateurs.
Déjeuner des nouveaux collaborateurs avec Jocelyn
“C’est un moment important pour moi et les nouveaux collaborateurs car ça permet de faire connaissance, mais surtout de comprendre d’où vient l’entreprise pour mieux appréhender notre ADN au quotidien, mais aussi expliquer directement la trajectoire future afin que chacun puisse se projeter. Je prends beaucoup de plaisir dans ces moments informels car ce sont toujours de belles rencontres humaines !” - Jocelyn, Président fondateur
Tu auras accès à un référentiel interne qui recense toutes les informations de l’entreprise (process, pratiques). Une base de connaissances essentielle et connectée à notre chatbot interne pour répondre efficacement à toutes les questions qu’un collaborateur peut se poser.
Après environ un mois et demi de présence, c’est l’heure de ton rapport d’étonnement ! Rendez-vous avec ton manager et un membre du service RH. L’occasion de nous faire part de tes retours sur tes premières semaines parmi nous : ce qui t’a plu et moins plu, ce qui t’a surpris, ce qui t’a manqué ou au contraire ce qui ne t’a pas été utile.
Par exemple, un glossaire avec les acronymes utilisés au quotidien a été mis en place et est accessible sur le référentiel interne cité au-dessus, permettant la bonne compréhension de notre jargon interne dès les premiers jours. Des optimisations concernant l’intégration des alternants ont également été suggérées lors de ces rapports d’étonnement. C’est le cas de la production de vidéos témoignages pour mieux visualiser le quotidien et le parcours d’un étudiant en stage ou alternance chez Digitaleo.
Ce temps d’échange est ainsi essentiel pour prendre tes feedbacks et tes idées et ainsi continuer à améliorer notre parcours d’onboarding.
De manière générale, le parcours d’onboarding doit être challengé au fur-et-à-mesure des évolutions de l’entreprise. En effet, les actions menées doivent parfois être repensées pour être adaptées au contexte et enjeux actuels.
Tu sais désormais tout sur le processus d’onboarding préparé par l’équipe RH et les managers chez Digitaleo ! Toutes ces actions sont cruciales pour te permettre de comprendre le cadre de l’entreprise, son projet et ainsi t’offrir une arrivée dans de bonnes conditions.
Si tu souhaites en savoir plus, n’hésite pas à visionner la vidéo de Valentin, Customer Care chez Digitaleo, devenu Customer Success Manager, qui nous raconte comment il a vécu son intégration :