Télétravail : continuez à motiver vos équipes pendant le confinement

Pendant cette période particulière, nous devons réorganiser notre façon de travailler pour l'adapter au confinement imposé par le gouvernement. Dans cet article, nous allons vous partager notre quotidien confiné, plus exactement celui de nos équipes en télétravail. Les différents responsables d’équipe vous expliquent leurs idées pour maintenir une énergie d'équipe, fluidifier la communication et garder une attitude positive. Rituels, outils, organisation… on vous partage tous nos conseils !

Merci à Pierre notre CTO, Marc et Emmanuelle nos Responsables Commerciaux, Pauline notre Responsable RH et Julie notre Chargée de Marketing pour leurs témoignages !

La journée type de télétravail chez Digitaleo

Elle commence presque de la même manière pour tout le monde : un appel visio d’équipe par Skype, Hangouts ou Slack. Une anecdote, un débat sur l’actualité, un café, une victoire de la veille… on a essayé de garder le rituel de la machine à café pour échanger. Chaque équipe engage les conversations à sa manière en passant par la visioconférence. Comme l’explique Pierre, côté R&D “On s’astreint à faire les mêmes réunions qu’avant. Les équipes font la mêlée tous les matins”. C’est également une occasion pour parler d’autre chose que du travail : “on se partage des vidéos qui nous ont fait rire ou des articles intéressants. C’est important pour garder les équipes soudées !” nous explique Julie.

Toute la journée, les équipes vont communiquer à multiple reprises comme le précise Emmanuelle “On se fait un call de lancement tous les matins à 9h et on se parle beaucoup tout au long de la journée”.  Pour Marc, il est important de varier les canaux : messageries instantanées, visioconférences ou encore conversations téléphoniques... “Un renseignement rapide par Hangout, un sujet un peu plus long par visio. Avec certains collègues, on utilise même Messenger à la fin de la journée ou lors des pauses pour décrocher un peu et prendre l’air, comme si nous étions chez Digitaleo.” Il ajoute qu“il est également important de savoir s’arrêter. Un message de bon appétit et de bonne soirée peut aider à couper du travail”. La distinction vie professionnelle / vie privée est d’autant plus importante lorsque l’on fait du télétravail.

Les outils utilisés par les équipes

Voici une liste non exhaustive des outils que nous utilisons chez Digitaleo pour organiser nos projets et nos échanges :

Pour communiquer

Nous utilisons la suite Google chez Digitaleo, tous les collaborateurs peuvent donc utiliser Hangout. Un vrai plus car l’interface est directement accessible depuis notre boite Gmail. Une bonne idée est d’ailleurs de créer des groupes d’équipes ou de projets. Comme l’expliquent Emmanuelle et Julie “ces groupes permettent d’échanger sur des sujets collectifs ou individuels afin que tout le monde aie le même niveau d’information.” A la R&D, les équipes de Pierre en profitent pour essayer Slack “en prévision de la fin de Google Hangout en juin”.

Cependant, en télétravail, la messagerie instantanée ne répond pas à toutes les problématiques. Les équipes utilisent beaucoup Google Meet pour programmer des réunions en visio directement depuis Google Agenda. Le logiciel permet également de partager son écran, idéal pour montrer une présentation, un extrait de code etc..

Pour collaborer

Pour faciliter l’avancée des projets de groupe à distance, les outils de communication ne sont pas suffisants. Il est plus efficace de les associer à des outils de gestion de tâches. Pierre et ses équipes utilisent Jira ”les équipes ont numérisé le tableau qui anime les suivis de projets dans les bureaux afin d’assurer une continuité à distance !”.

Pauline et Emmanuelle, quant à elles, utilisent Klaxoon. Pauline s’en sert notamment pour les réunions managers “pour notre point hebdomadaire nous utilisons un tableau de management visuel où nous faisons avancer des posts-it qui représentent les projets . Nous avons digitalisé le processus grâce à Klaxoon, qui nous permet de digitaliser ce tableau mais aussi de collaborer très simplement”.

Au marketing, Julie ne jure que par Trello “c’est un outil très efficace pour partager des informations, identifier les rôles de chacun, structurer les étapes de chaque projet et les deadlines. Cela nous permet d’avancer chacun de notre côté tout en sachant où en sont les autres. C’est un outil très pratique autant pour des projets transverses (entre différentes équipes) qu’à distance en télétravail.”

Dernier outil que nous utilisons tous : Google Drive. C’est ici que nous partageons tous les documents, les dossiers, les tableaux, les visuels, etc. nécessaires à la réalisation de nos projets !

Pour garder le contact

Nous utilisons tous Yammer. C’est notre réseau social d’entreprise : chez Digitaleo on a créé différents groupes par thématique “c’est un peu notre Facebook, notre Leboncoin. Ce réseau d’information interne sert autant pour la vie en communauté : organisation d’ateliers, de vide-dressing, petites annonces, offres CE… que pour communiquer sur des sujets plus pros : nouveaux clients, nouvelles fonctionnalités, nouveaux collègues, sponsoring sportif etc. ” nous raconte Julie. L’outil existait déjà avant cette période de confinement mais il est d’autant plus utilisé maintenant que nous travaillons tous à distance. En ce moment le petit rituel du matin c’est d’ailleurs de poster la musique qui nous met de bonne humeur !

Pour une fois, ce n’est pas le cordonnier le plus mal chaussé, car plutôt que de passer par des communiqués institutionnels, Pauline a décidé d'utiliser Digitaleo afin d'envoyer un SMS pour prévenir tous les collaborateurs des décisions de la direction, notamment lors de l’annonce du confinement par le gouvernement. C’est un moyen pour elle d’avoir la garantie que l’essentiel d’une annonce est bien transmis à chacun des collaborateurs et que l’information sera prise en compte immédiatement.

Conclusion

Tous les collaborateurs s’accordent à dire que la communication est essentielle pour la réussite du télétravail… et pour entretenir le lien entre collègues ! Nous avons principalement abordé la partie technique du télétravail, en vous partageant les outils qui fonctionnent pour nous, mais il est également nécessaire de s’aménager un espace de travail au calme, confortable et sympathique tant qu’à faire (plantes, luminosité… tout ce qui peut encourager l’envie de s’y installer est important). Il faut aussi aménager sa journée de travail. Quand on travaille chez soi, il faut continuer à faire des pauses pour bien différencier les temps de travail et les temps de repos.

En tout cas nous espérons que ces idées pourront vous inspirer, n’hésitez pas à partager les vôtres en nous écrivant à : newsbetter@digitaleo.com !