Le fichier client est l’un des principaux éléments du patrimoine d’une entreprise. Avec la transformation numérique, ce listing joue un rôle toujours plus important, car il contient toutes les informations utiles à une campagne SMS marketing, email ou messages vocaux.
Constituer une base de données peut se faire de différentes manières. L’un des supports les plus populaires est le tableur Excel, alors même que c’est un outil souvent sous-estimé, car la majorité de ses fonctions sont sous-utilisées. Ce logiciel est notamment très pratique pour éditer des devis, des factures ou encore pour créer et exploiter un fichier de prospection. Excel est en effet un outil qui permet de filtrer des données, de regrouper des éléments ayant des points communs ou de distinguer des critères contradictoires. C’est aussi un formidable outil de calcul, qui, pour peu qu’on sache l’utiliser, se révèle être puissant et intuitif.
Créer un fichier client simplement avec Excel
1. Travail préliminaire
Avant même d’ouvrir votre logiciel et de commencer à saisir des données, il faut prendre le temps de penser à ce qu’on attend de son fichier client. Il sera ainsi plus facile de le concevoir et de savoir quelles catégories on y intègre. Une fois ce travail préliminaire terminé, on peut commencer à créer son tableau et sa base de données.
Pour continuer, téléchargez notre modèle de fichier client excel.
2. Création de fichier client : le tableau
La première ligne du tableau se compose des différentes catégories, appelées également « libellés ». On y trouvera les flèches de tri, après conversion en « tableau » ou utilisation de la fonction « tri », et qui serviront par la suite pour l’exploitation du fichier client. Ainsi, chaque colonne du tableau sera consacrée à un type d’information.
Pour un fichier client, on commencera évidemment par la civilité (il peut être intéressant, par la suite, de pouvoir trier les clients par genre), le nom, le prénom, l’adresse, qu’on décompose sur plusieurs colonnes (Rue, Code postal, Ville), bref, les coordonnées des clients. Ensuite, on sélectionne cette ligne et on utilise la fonction « Trier et filtrer »-> « Filtrer », qui va convertir automatiquement le tableau en base de données.
Si vos clients sont des professionnels, vous pouvez ajouter quelques colonnes pour le secteur d’activité ou toute information qui vous semble pertinente, mais inutile d’encombrer votre fichier de prospection avec des données en tout genre, au risque de compliquer son utilisation par la suite. On peut également ajouter une colonne pour les actions menées auprès des clients et une autre sur leur comportement d’achat (chiffre d’affaires généré, date de l’achat…).
3. Fichier client Excel : la saisie des données
Une fois les catégories créées, il faut saisir les données. Si votre activité démarre et que vous n’avez pas beaucoup de clients, il existe de nombreuses solutions sur Internet pour acheter des fichiers de prospection.
Pour débuter et donner un coup de pouce à son entreprise tout en respectant un budget serré, une solution consiste à se tourner vers la location fichier prospect BtoC ou la location fichier prospect BtoB. Voilà, vous avez maintenant des données client qu’il va falloir saisir. Vous pouvez donc remplir chacune des cellules, ces petites cases qu’on appelle aussi un champ.
4. Étoffer son fichier client
Si tout se passe bien, votre clientèle s’est agrandie. La base d’un fichier client utile, c’est une actualisation et une mise à jour régulière. Il faut donc y consacrer un certain temps, pas forcément longtemps, mais régulièrement. Donc vous avez de nouveaux clients et il faut ajouter des lignes à votre tableau. Pour remplir à coup sûr votre fichier client avec des coordonnées valides, il ne vous reste plus qu'a trouver la bonne adresse email de vos prospects/clients.
Vous pouvez tout à fait saisir les données à la fin du tableau. Excel est intelligent, il les intégrera de lui-même à la base de données et il n’y aura plus qu’à trier alphabétiquement à partir du libellé de votre choix. Encore plus simple et, surtout plus sûre, la fonction « Formulaire », grâce à laquelle vous pouvez directement créer et saisir une nouvelle fiche, ce qui permet d’éviter les cafouillis et les maladresses, surtout quand le tableau commence à être bien garni.
Le procédé est le même pour ajouter un nouveau libellé, c’est-à-dire une colonne supplémentaire contenant une nouvelle variété d’informations. Par exemple, vous vous êtes rendu compte que l’âge de vos clients était un critère important et vous voulez compléter votre fichier client. Il suffit de placer votre curseur dans une cellule du tableau et d’insérer une colonne entière, puis de saisir le libellé dans la première case de cette colonne.
5. Exploiter ses données clients
Avoir un fichier client, c’est bien, mais ce n’est que le début du travail. Ensuite, il faut s’en servir. Par exemple, c’est bientôt Noël et vous voulez lancer une grande opération de communication locale pour booster vos ventes. Vous avez eu recours à la location de fichier emailing pour toucher encore plus de clients potentiels et vous voulez cibler un segment en particulier.
Imaginons que vous vouliez toucher une clientèle plus jeune. Il suffit de cliquer sur la flèche de tri à côté de la rubrique « âge » et de choisir la tranche d’âge que vous visez.
Il est vraiment important pour vous d'utiliser les données de votre fichier client pour vous rapprocher de vos clients et prospects. L'objectif ? Créer une relation privilégiée et personnalisée avec eux. C'est ce qui constitue la base d'un marketing relationnel efficace.
Téléchargez notre exemple de fichier client Excel
Pour vous aider à débuter dans la création de votre fichier client, nous vous mettons à disposition un fichier Excel préparé. Peu importe votre activité, vous pourrez vous lancer grâce à un modèle standard facilement exploitable. A partir de là, à vous de l'utiliser comme bon vous semble : envoi de campagnes marketing emails, d'opérations commerciales par SMS...
