Les grands enjeux de la communication raisonnée

Aujourd’hui, nous sommes vite submergés d’informations, d’emails, d’articles... La quantité prime souvent sur la qualité, si bien qu’on ne sait plus trop à quels contenus se fier… C’est justement à ce problème de surinformation (et à ses impacts) que la communication raisonnée tente de répondre. Qu’est-ce-que la communication raisonnée ? C’est une pratique de communication qui s’engage à ne pas surcharger les contenus pour les internautes et à limiter son impact énergétique. Cela revient à communiquer moins, mais mieux, et ce, pour le bien de notre planète, car vous le savez sûrement, le numérique a un impact carbone non négligeable : les envois d’emails, les impressions, les data centers, les équipements informatiques sont responsables d’émissions de gaz à effet de serre.

Enjeu n°1 : communiquer moins

Pour se lancer dans une démarche de communication raisonnée, il faut prendre le temps d’analyser vos habitudes de communication. Quels facteurs déclenchent le besoin de communiquer, à quelle fréquence, qui sont vos contacts ? Cela vous permettra de catégoriser les prises de paroles, analyser les performances de vos envois et enfin être capable de vous demander : “qu’est ce que je peux réduire, remplacer ou supprimer ?”.

Cela vous permettra également de réduire votre impact carbone. Pour cela il est nécessaire de :

• Définir des priorités : par quoi commencer ? Quelles habitudes seront rapides à changer vs lesquelles seront plus longues etc. ?
• Estimer ce qui est envisageable à votre échelle.
• Délimiter un cadre : fixer une deadline pour chaque action, mettre en place des groupes de travail pour que les choses avancent et pour embarquer les équipes...

Envoyer moins (et moins lourd)…

S’il y a une chose à retenir, c’est que pour réduire l’impact de ses communications, il faut aller à l’essentiel et éviter le superflux, c'est-à-dire arrêter de “communiquer pour communiquer”. C’est l’un des grands défis de la communication raisonnée : communiquer seulement quand il y a un besoin pour ne pas spammer les internautes de contenus superficiels et de “blabla” en tous genres.

Il va aussi de soi que l’optimisation du poids des envois a un rôle à jouer dans la réduction de l’impact carbone de vos communications (emails, landing pages et site web) : réduisez au minimum le poids de vos images et optimisez votre code HTML lorsque c’est possible. Pour en savoir plus, jetez un œil à notre article sur l'éco-conception des emails !

...à moins de personnes

Pour aller à l’essentiel, réduire le nombre de communications envoyées est certes un premier pas, mais pour réduire l’impact carbone de ses campagnes, il faut aussi segmenter votre base de données pour cibler les personnes les plus susceptibles d'être intéressées par votre contenu.

Le nettoyage de votre base de données permet également de réduire fortement les envois “inutiles”. Supprimez de votre base les adresses invalides ou obsolètes dans un premier temps, puis attaquez-vous aux inactifs, qui ne réagissent pas ou plus aux campagnes que vous leur envoyez. Vous éviterez ainsi d’envoyer des communications qui ne seront probablement jamais ouvertes !

Ce sont ces petits changements qui font de grandes différences !

Enjeu n°2 : communiquer mieux

Vous maîtrisez déjà notre premier conseil ? Il serait dommage de s'arrêter en si bon chemin. Pour réduire encore les émissions générées par le numérique, il faut aussi communiquer mieux !

Dès que c’est possible, privilégiez les canaux moins polluants : le SMS plutôt que l’email, une landing page plutôt qu’un email car vous pourrez lui donner une date d’expiration et la supprimer.

Pour communiquer mieux, une action est clé : adapter le canal au message.

On vient de l’évoquer, certains canaux de communication sont plus polluants que d’autres… L’email et le print sont par exemple des canaux avec un fort impact carbone. Pour vous donner une idée : un email envoyé à 2000 personnes émettra 8 kg de CO2, ce qui équivaut à un trajet de 72 km avec une voiture essence. À titre de comparaison, le SMS est 1860 fois moins polluant !

Nous recommandons d’éviter la multiplication des communications sur chaque canal, et plutôt d’adapter le canal utilisé au message diffusé. Autrement dit, plutôt que de partager une même information par email, SMS, via des supports prints et sur les réseaux sociaux, on sélectionne le canal qui sera le plus adapté au type de message. Et si pour des raisons de visibilité du message, votre base de contacts sur un canal ne suffit pas, vous pouvez le relayer sur d’autres canaux mais en cherchant toujours à affiner au maximum votre ciblage pour maximiser le ROI de vos envois.

Comment choisir le canal en fonction du message ? Voici quelques pistes pour vous aider :

• L’email est le canal idéal pour partager l’actualité de votre marque et marquer les esprits.
• Le SMS quant à lui est pertinent pour l’envoi de messages qui demandent de la réactivité : offre spéciale (éphémère), rappel de rdv, rupture de stock, ouverture/fermeture exceptionnelle de magasin...
• Le message sur répondeur est utile pour contacter vos clients les plus fidèles.
• La landing page permet de partager du contenu avec une date de fin programmée (jeu, nouveauté, menu…) ou pour collecter des données (enquête de satisfaction, sondage).
• Les réseaux sociaux ont l’avantage de diffuser l’actualité de vos points de vente en temps réel.
• Pour un message qui dure dans le temps et la prospection, le print est le plus approprié.

Enjeu n°3 : engager le plus de personnes dans votre démarche

Le pré-requis : partager la vision en interne

Réduire l’impact carbone des communications est un enjeu qui concerne toute l’entreprise. Il ne faut pas sous-estimer le poids des pratiques et des envois internes.

• Nettoyez votre boîte email professionnelle régulièrement, ça paraît bête, mais ce stockage invisible est conséquent.
• Pensez à éviter les pièces-jointes trop lourdes et celles qui s’accumulent dans les discussions emails.
• Retirez votre signature email quand vous communiquez en interne ou au bout de la 2ème réponse à un email.

Une entreprise ne peut entrer dans l’ère de la communication raisonnée si ses collaborateurs ne partagent pas la même vision, s’ils n’ont pas un degré similaire d’engagement et d’action. Il est en effet essentiel que chacun prenne conscience de l’impact de ses actions sur la planète, pour que l’engagement de l’entreprise ait du sens. Il faut donc partager la vision et le plan d’action en interne, et faire preuve de transparence pour embarquer l’ensemble des collaborateurs dans cette approche environnementale.

Comment ?

• En créant des groupes de travail impliquant différents services. Cela permet non seulement de motiver les troupes mais c’est aussi essentiel pour partager la vision et l’avancée des projets à l’ensemble des collaborateurs. Cette appropriation du sujet par les collaborateurs eux-mêmes leur permet aussi de proposer des solutions qui leur paraissent légitimes et sont en adéquation avec leurs pratiques métiers. Ainsi, la mise en œuvre est plus simple quand l'idée vient du terrain : personne ne s'y oppose !
• En communiquant via un réseau social d’entreprise (comme Slack ou Yammer) vous assurez l’harmonisation des informations partagées pour que personne ne soit moins ou mal informé.
• En formant les équipes sur le sujet : pour que l’impact soit partagé par l’ensemble des personnes en interne, il existe de nombreuses formations en ligne (MOOC) pour élargir ses connaissances. Chez Digitaleo nous proposons aux volontaires de participer au MOOC Numérique Responsable.

Communiquer sur la démarche en externe

Maintenant que votre vision est partagée par tous les collaborateurs vous pouvez la partager à une plus grande échelle… Il est essentiel de faire preuve de transparence pour instruire et embarquer d’autres acteurs dans cette démarche.

Il est donc important de :

• Communiquer sur votre vision et les objectifs de l’entreprise pour informer d’autres personnes pouvant rejoindre le mouvement.
• Faire preuve de pédagogie et de transparence : c’est l’enjeu majeur pour montrer l'importance et les bénéfices des changements entrepris.
• Que ce soit en BtoB ou BtoC, n’oubliez pas vos clients : l'engagement est devenu un critère important dans l'arbitrage de la consommation. Consommer n’est plus seulement le fait de répondre à un besoin, c’est aussi un acte réfléchi : pour soutenir, boycotter une marque. Il ne faut pas hésiter à communiquer sur votre politique RSE, les actions mises en place, les projets en cours et à venir !
• Continuer à s'instruire car les informations au sujet de l'impact du numérique sont actualisées très régulièrement, au gré des recherches sur le sujet.

En bref, il faut montrer l’exemple pour élargir la vision à grande échelle à l’intérieur, comme à l’extérieur de l’entreprise.

Conclusion 

Chez Digitaleo, nous avons franchi le cap et sommes entrés dans l’ère de la communication raisonnée pour concrétiser notre engagement. Nous savons qu’une entreprise ne peut devenir muette, mais elle peut économiser sa parole, elle aura d’autant plus de poids et résonnera sans doute mieux. Et vous, prêt à vous lancer ?