L'onboarding chez Digitaleo & Kamp'n

L’intégration en tant que nouveau collaborateur dans une entreprise est une étape importante. En effet, c’est une période où tu découvres et assimiles beaucoup de nouvelles choses : poste, missions, méthodes de travail, équipe, etc. 

Une étude HRDive, 2017 indique que 28% des recrues quittent leur emploi après trois mois. Ce chiffre souligne donc la nécessité de bien soigner l’arrivée d’un nouveau collaborateur pour assurer une intégration réussie.

Chez Digitaleo et Kamp’n, des nouveaux collaborateurs sont recrutés régulièrement et suivent un parcours d’onboarding bien rodé sur plusieurs semaines. Pauline, Noémie et Alexia, de l’équipe RH, te partagent dans cet article ce qui est organisé et préparé pour t’accompagner en tant que nouveau collaborateur dans ton nouvel environnement et ainsi faciliter ton intégration et ton adaptation.

1. Le pré-boarding chez Digitaleo & Kamp'n

Avant même de démarrer ton contrat chez Digitaleo et Kamp’n, un lien se crée avec toi. C’est ce qu’on appelle le pré-onboarding, c’est-à-dire la période entre la confirmation de ton embauche et ton arrivée en entreprise. Les objectifs sont multiples : te projeter dans ta future expérience professionnelle, te donner toutes les clés avant ta prise de poste, et ainsi commencer à nourrir un certain sentiment d’appartenance.

Une rencontre avec ton équipe 

Une rencontre informelle a lieu la plupart du temps avec les membres de ton équipe autour d’un café. Cet échange, généralement réalisé à la fin ou après le processus de recrutement, te permet de discuter avec tes futurs collègues et ainsi confirmer tes impressions.

Une communication interne pour annoncer ta nouvelle intégration

Dès que ton recrutement est validé, les équipes sont informées de l’arrivée d’un nouveau collègue via notre outil de communication interne (coucou Slack​).

L'administration du personnel pour ne plus avoir à y penser une fois arrivé

Avant même de démarrer, tu reçois un formulaire en ligne qui te permet de signer électroniquement ton contrat de travail et de déposer rapidement tous les éléments et documents nécessaires à la constitution de ton dossier du personnel (coucou Lucca & Poplee Socle RH​). C’est notamment l’occasion de récupérer une photo de toi, qui est ensuite partagée sur Slack, permettant ainsi aux collaborateurs de mettre un visage sur leur nouveau (futur) collègue.

Les démarches pour s'inscrire à la mutuelle et à la prévoyance en ligne (coucou Innovie) peuvent aussi être effectuées en amont. 

L’utilisation d’outils simples permet de débuter l’onboarding de manière efficace et fluide pour tous.

Une FAQ pour garantir une arrivée sereine

Quelques semaines avant le Jour J, un email t’est envoyé pour te transmettre toutes les informations nécessaires dont tu aurais besoin pour ton premier jour (horaires, moyens de transport, organisation de la pause déjeuner, matériel mis à disposition). Ce message est également l’occasion de te partager différents contenus à consulter afin que tu en saches davantage sur les équipes et l’entreprise (playlists Youtube, podcasts, etc.), et de savoir comment tu te sens à quelques jours de ton arrivée.

Exemple d'un email FAQ de pré-boarding chez Digitaleo et Kamp'n

2. L'onboarding chez Digitaleo & Kamp'n

Une fois arrivé, tu peux débuter ton parcours d’intégration !  L’objectif pour toi ? Te familiariser avec tous les services, les produits, les lieux. Au programme de celui-ci : 

Un welcome pack complet

Sur ton bureau, un tote-bag t’attend. Tu trouves dans celui-ci tout le matériel de base (PC, carnet, stylo, adaptateur charge multi-câbles, etc.), tes premiers codes de connexion, et quelques gourmandises.

                                 

Welcome pack Digitaleo & Kamp'n

Un petit-déjeuner d'accueil & un déjeuner d'équipe

Plusieurs moments conviviaux entre collaborateurs sont mis en place dans le cadre de ton arrivée. Ainsi, un petit-déjeuner d’accueil réunit l’ensemble des équipes pour te présenter tout en profitant de quelques petites douceurs. Un déjeuner d’équipe est également organisé pour commencer à en apprendre davantage sur tes collègues les plus proches.

Un parrain ou une marraine pour trouver ses marques

Chaque nouvel arrivant se voit attribuer un parrain ou une marraine. Le but de ce binôme ? Trouver tes marques, avoir un point de repère qui s’assure que tout va bien et qui répond à tes questions, découvrir un autre service et créer du lien avec un membre d’une autre team. Les binômes se retrouvent en général autour d’un déjeuner lors des premières semaines, un bon moyen de t’accueillir et de faire connaissance avec toi et les nouvelles recrues de manière chaleureuse.

Déjeuner parrain/marraine 

"Avoir un parrain ou une marraine, c’est un peu comme avoir un grand frère ou une grande sœur dans une classe supérieure : c’est rassurant, on peut lui poser plein de questions et se retrouver pour déjeuner quand on ne connaît pas encore nos autres collègues !" - Madeline, Chargée de Marketing Digital 

"Aujourd'hui mon parrain, c'est mon repère du service client mais aussi la personne qui me donne les bons plans du quartier." - Camille, Sales Development Representative

Une présentation de chaque service

Afin d’acquérir une vision globale de tous les métiers, tu suis des présentations de chaque service, réalisées par le responsable ou un membre de l’équipe. Ces présentations, qui s’étalent sur environ trois semaines, sont un bon moyen pour toi de comprendre les liens entre chaque team, d’identifier le rôle de chacun et ainsi savoir plus facilement à qui t’adresser en cas de besoin. Pour finir, c’est toujours l’occasion d’échanger informellement et de faire connaissance entre anciens et nouveaux collaborateurs.

Le bâtiment est aussi présenté à travers une visite des locaux réalisée par notre Office Manager. Cela te permet de découvrir ton environnement de travail dans sa globalité et ainsi te repérer plus facilement par la suite.

Un onboarding métier préparé par le manager

Dans le cadre de ton accueil, ton manager prépare un parcours d’intégration propre au service que tu intègres afin de te donner les clés du métier, en complément de l’onboarding général. Ce parcours se compose notamment de formations au produit, aux outils internes ou encore aux méthodes de travail (agilité, techniques commerciales, etc.). L’objectif est de permettre une prise en main progressive du scope de ton poste. Étalé sur plusieurs semaines, cet onboarding métier est également un moyen de te donner de la visibilité sur ce qui est attendu de toi aux différentes étapes de ton intégration.

Un déjeuner avec Jocelyn, notre CEO

A l'occasion de nouvelles arrivées, Anaïs, notre Office Manager, organise un déjeuner entre les nouveaux collaborateurs et Jocelyn, notre CEO. Ce dernier y tient tout particulièrement afin de faire connaissance avec l'ensemble des salariés, de partager l'histoire et sa vision de l'entreprise. C’est un moment clé du parcours d’intégration qui est très apprécié par les collaborateurs. C’est généralement Plume Traiteur qui régale nos papilles lors de ce repas !

Déjeuner des nouveaux collaborateurs avec Jocelyn

“C’est un moment important pour moi et les nouveaux collaborateurs car ça permet de faire connaissance, mais surtout de comprendre d’où vient l’entreprise pour mieux appréhender notre ADN au quotidien, mais aussi expliquer directement la trajectoire future afin que chacun puisse se projeter. Je prends beaucoup de plaisir dans ces moments informels car ce sont toujours de belles rencontres humaines !” - Jocelyn, CEO Digitaleo

Un mémo RH/RSE

Du contenu sur les thématiques RH/RSE t’est partagé grâce à un outil en ligne pour en apprendre davantage, et ce de façon ludique via des activités, sur de nombreux éléments : la vision d’entreprise, l’histoire de l’image de marque de l’entreprise, les tips sur le quartier pour les déjeuners et afterworks, le Comité Social et Économique, la politique de congés, le plan de mobilité durable, la démarche RSE, etc. Un trombinoscope ainsi qu’un quiz sont mis à ta disposition pour être incollable sur la vie interne.

3. Le rapport d'étonnement chez Digitaleo & Kamp'n

Après environ un mois et demi de présence, c’est l’heure de ton rapport d’étonnement ! Rendez-vous avec ton manager et un membre du service RH. L’occasion de nous faire part de tes retours sur tes premières semaines parmi nous : ce qui t’a plu et moins plu, ce qui t’a surpris, ce qui t’a manqué ou au contraire ce qui ne t’a pas été utile.

Par exemple, le mail FAQ cité au-dessus a été mis en place suite à différents retours des collaborateurs ayant mentionné des questions qu’ils se posaient quelques jours avant leur arrivée. Des optimisations concernant l’intégration des alternants ont également été suggérées lors de ces rapports d’étonnement. C’est le cas du système de buddy mis en place pour notre communauté d’alternants ou encore la production de vidéos témoignages pour mieux visualiser le quotidien et le parcours d’un étudiant en stage ou alternance chez Digitaleo et Kamp’n.

Ce temps d’échange est ainsi essentiel pour prendre tes feedbacks et tes idées et ainsi continuer à améliorer notre parcours d’onboarding.

De manière générale, le parcours d’onboarding doit être challengé au fur-et-à-mesure des évolutions de l’entreprise. En effet, les actions menées doivent parfois être repensées pour être adaptées au contexte et enjeux actuels. Par exemple, aujourd’hui, avec le rachat de la société Kamp’n par Digitaleo, une réflexion est en cours sur le processus d’intégration afin de créer du lien, dès la prise de poste, entre les deux bureaux situés à Rennes et Marseille. Cela pourrait passer par des journées d’intégration au siège à Rennes, et inversement, pour s’imprégner de la culture d’entreprise et des locaux, avoir une bonne compréhension du groupe et également rencontrer ses collègues de visu.

Conclusion

Tu sais désormais tout sur le processus d’onboarding préparé par l’équipe RH et les managers chez Digitaleo et Kamp’n ! Toutes ces actions sont cruciales pour te permettre de comprendre le cadre de l’entreprise, son projet et ainsi t’offrir une arrivée dans de bonnes conditions.

Si tu souhaites en savoir plus, n’hésite pas à visionner la vidéo de Valentin, Customer Care chez Digitaleo, qui nous raconte comment il a vécu son intégration :