Digital Asset Management : Définition et Enjeux

À l’heure où la communication passe par la création visuelle et le numérique, de nouvelles problématiques voient le jour dans les entreprises en réseau qui doivent gérer au quotidien un grand nombre de ressources numériques multimédias. Dans ce contexte, les solutions de Digital Asset Management (DAM) apparaissent comme les outils idéaux pour optimiser le stockage et l’utilisation de ces fichiers, notamment utile pour l'animation de réseau. Qu’est-ce que le Digital Asset Management ? En quoi ces solutions répondent-elles aux enjeux actuels des entreprises en ce qui concerne la communication et le marketing ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

1. Définition du Digital Asset Management

Digital Asset Management est un terme anglophone qui désigne les solutions logicielles permettant de stocker, gérer et partager tous les contenus digitaux multimédias d’une entreprise, de manière centralisée. En d’autres termes, le Digital Asset Management est un outil que les réseaux utilisent pour organiser et diffuser leurs ressources numériques à leurs points de vente (images, vidéos, fichiers audio, présentations, PDF…).

À l’origine simples logiciels de stockage numérique, les solutions de Digital Asset Management se sont développées de telle manière qu’elles sont devenues de véritables plateformes collaboratives pour la gestion des fichiers médias de communication et de marketing. Grâce à ces solutions, les entreprises et l’ensemble de leur réseau peut désormais avoir un accès simplifié, pratique et réglementé aux fichiers multimédias de la marque.

Découvrez Digitaleo, l'outil qui améliore l'animation de réseau
grâce au Digital Asset Management !

Lorsque la technologie a été introduite, elle s’adressait particulièrement aux grands groupes internationaux dont les besoins en gestion de ressources numériques sont complexes. Aujourd’hui, dans un contexte de communication visuelle très marquée et pour répondre aux enjeux de personnalisation de plus en plus importants, même les PME et les TPE, en B2C comme en B2B, se servent d’une solution DAM. Face à l’abondance des contenus digitaux, de nombreuses entreprises se retrouvent, en effet, à devoir gérer de très grandes quantités de fichiers, souvent dispersés sur divers serveurs. Selon Canto, 47 % des équipes marketing interrogées possèdent entre 1000 et 10 000 images stockées et 51 % possèdent plus de 4 emplacements différents pour leurs stockages.¹ 

2. Les avantages du DAM

Si vous gérez les campagnes de communication de votre réseau, vous savez que la gestion des ressources est très chronophage. Entre la recherche, la modification des contenus ainsi que les demandes de partage des fichiers, il y a de quoi perdre beaucoup de temps dans des tâches qui ont peu de valeur ajoutée.

Les avantages du Digital Asset Management sont multiples :

• Meilleure gestion des ressources marketing grâce à l’automatisation des processus d'organisation et partage
• Autonomie accrue des différents utilisateurs
• Adaptation à toutes les parties d’un projet
• Centralisation des contenus, évite la perte de fichiers
• Recherche de fichiers plus efficace

Comme vous pouvez le constater, les avantages d’une solution de Digital Asset Management sont nombreux et répondent aux divers enjeux auxquels une entreprise est confrontée au quotidien, notamment pour optimiser son marketing local.

3. Les enjeux auxquels le Digital Asset Management répond

Enjeu n° 1 : Respect de l’image de marque

Lorsqu’une entreprise travaille en réseau notamment, les enjeux liés au respect de l’image de marque sont importants. En effet, la multiplication des membres implique de laisser une certaine forme d’autonomie dans la gestion des communications et du marketing, au niveau local. La personnalisation des communications sur les territoires est capitale, mais cela ne doit pas se faire au détriment de l’image de marque. Il faut certes, laisser de l’autonomie aux points de vente dans la réalisation d’opération marketing, mais cela doit être cadré par les équipes centrales afin d’assurer une communication cohérente sur l’ensemble du territoire.

Un logiciel DAM répond à cette problématique en offrant une solution complète qui permet à la fois de stocker tous les fichiers au même endroit, tout en permettant le partage aux différents acteurs. Les droits d’utilisation sont gérés par les équipes centrales et correspondent au niveau de décision de chaque partie (siège, point de vente, partenaires locaux…). Ainsi, les équipes de terrain piochent dans cette médiathèque certifiée par le siège pour créer leurs campagnes de communication locales.

Enjeux 2 : Gain de temps sur des activités autrefois chronophages

Dans une logique d’optimisation des temps de travail, les outils DAM permettent de gagner un temps important sur des activités autrefois chronophages. Voici quelques problématiques soulevées par une utilisation classique des ressources numériques :

• Perte de temps à demander des fichiers
• Perte de temps à rechercher dans de nombreux dossiers et serveurs
• Difficulté à envoyer des fichiers volumineux
• Perte et duplication de ressources

Le DAM offre de très bonnes solutions pour arriver à une gestion efficace des ressources numériques. Tout d’abord, centraliser l’ensemble des médias et administrer les droits d’usages automatiquement permet de s’assurer de leur disponibilité auprès des différents acteurs. Ensuite, grâce à des systèmes avancés de tri, la recherche est simplifiée. Ainsi, retrouver un fichier au milieu d’une base de données composée de milliers d’autres fichiers multimédias n’est plus un parcours du combattant. Les utilisateurs sont alors plus efficaces et peuvent traiter leurs campagnes facilement et rapidement et passer plus de temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Enjeux 3 : Interopérabilité et personnalisation du DAM

Pour une intégration parfaite dans les process quotidiens de l’entreprise, il est nécessaire que la solution de Digital Asset Management soit personnalisable et puisse être liée à d’autres outils. En effet, pour que le système soit efficient, il est préférable que les connexions avec les autres outils utilisés par l’entreprise soient opérationnelles. .

En ce qui concerne la personnalisation de l’outil, nous pensons qu’une bonne solution DAM est une solution qui pourra s’adapter exactement aux besoins de l’entreprise. Dans le cas d’une entreprise de réseau, on s’assurera donc que le logiciel offre les fonctionnalités adéquates pour une utilisation par les points de vente et le siège, avec pourquoi pas une solution d'emailing permettant d’utiliser les ressources du réseau pour la création de campagne.

Conclusion

Pour conclure, opter pour une solution Digital Asset Management s’avère être une bonne idée pour les réseaux ayant un grand nombre de ressources numériques à gérer. Dans le cadre de la création d’opérations de communication et de marketing décentralisées, le DAM offre une solution complète pour que les équipes de terrain puissent s’approprier une médiathèque certifiée par le siège. De son côté, le siège centralise l’ensemble des fichiers, agit efficacement contre la surabondance des contenus digitaux et peut gérer et contrôler les accès afin de s’assurer de la cohérence de la communication sur l’ensemble du réseau.

Sources :

1 - Canto.com